Informácie o spracúvaní osobných údajov zamestnancov a uchádzačov o zamestnanie

(podľa článku 13 a 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (GDPR))

Prevádzkovatelia

1. Porsche Finance Slovakia s.r.o., so sídlom Digital Park II, Einsteinova 23, 851 01 Bratislava, IČO: 31 341 438, zapísaná v Obchodnom registri vedenom Mestským súdom Bratislava III, oddiel Sro, vložka č.4268/B (ďalej len „PFS“); a
2. Porsche Broker Slovakia s.r.o., so sídlom Digital Park II, Einsteinova 23, 851 01 Bratislava, IČO: 35 835 583, zapísaná v Obchodnom registri vedenom Mestským súdom Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 26476/B (ďalej len „PBS“)

(ďalej len „Zamestnávateľ“ alebo „my“)

Zodpovedná osoba

Na našu zodpovednú osobu sa môžete obrátiť prostredníctvom e-mailovej adresy: [email protected]

Vzťah k Všeobecným informáciám o ochrane osobných údajov 

Tieto informácie sa týkajú len personálno-mzdových účelov a kontrolných mechanizmov Zamestnávateľov, pričom dopĺňajú informácie uvedené vo Všeobecných informáciách o ochrane osobných údajov. V niektorých nevyhnutných prípadoch môžu byť údaje zamestnancov ako dotknutých osôb spracúvané aj v rámci ďalších účelov, ktoré vymedzili Zamestnávatelia a ktoré sú uvedené v týchto všeobecných informáciách.

Účely a právny základ spracúvania osobných údajov vo vzťahu k zamestnancom a uchádzačom o zamestnanie: 

V nižšie uvedenom prehľade jednotlivých spracovateľských operácií v rámci vymedzených účelov je možné jednoznačne identifikovať všetky oprávnené záujmy, ktoré sledujeme pri spracúvaní Vašich osobných údajov, voči ktorým máte právo namietať. Spracúvanie založené na oprávnenom záujme je zvýraznené formou podčiarknutia. 

V niektorých prípadoch osobné údaje zamestnancov alebo uchádzačov o zamestnanie získame za určitým (vyššie uvedeným) účelom spracúvania, ale následne vznikne potreba spracúvať dané údaje aj na iné účely spracúvania. Ak k danej zmene účelu spracúvania nemáme Váš súhlas alebo dané spracúvanie nevyžadujú právne predpisy, môžeme tak postupovať len ak sú tieto ďalšie účely zlučiteľné s pôvodnými účelmi. V rámci Všeobecných informácií o ochrane osobných údajov uvádzame identifikované situácie, ku ktorým v praxi dochádza opakovane a ktoré prešli tzv. testom zlučiteľnosti v zmysle čl. 6 ods. 4 GDPR.

Aké oprávnené záujmy sledujeme pri spracúvaní Vašich osobných údajov ?

Pri kontrolných mechanizmoch Zamestnávateľ sleduje z hľadiska oprávneného záujmu monitorovanie a aktívnu kontrolu dodržiavania významných pracovných povinností zamestnanca spojených s vyvodzovaním pracovno-právnej zodpovednosti v prípadoch porušovania pracovnej disciplíny alebo obzvlášť závažného porušovania pracovnej disciplíny.

Rozsah, spôsob a doba trvania aplikácie kontrolného mechanizmu bola prerokovaná so zástupcami zamestnancov Zamestnávateľov, ktorí Vám tiež môžu poskytnúť ďalšie a komplexnejšie informácie k monitorovaniu zamestnancov Zamestnávateľom. 

Aké sú následky neposkytnutia údajov ak je to zákonnou alebo zmluvnou povinnosťou?

Osobné údaje je zamestnanec povinný poskytnúť Zamestnávateľovi, ak tak stanovuje osobitný zákon, pričom ide najmä o prípady spracúvania osobných údajov na pracovno-právne účely, keď je právnym základom pre spracúvanie osobných údajov plnenie zákonných povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR (viď vysvetlenia v tabuľke vyššie). V prípade, ak tieto osobné údaje zamestnanec Zamestnávateľovi neposkytne,  môže tým byť zmarené splnenie povinnosti Zamestnávateľa, čo môže mať rôzny vážny vplyv na dotknutú osobu, jej pracovný pomer a rôzne benefity v oblasti sociálneho zabezpečenia, poistenia a dôchodkov (napr. nepriznanie daňového bonusu na dieťa, nezaregistrovanie do II. a III. piliera a pod., nemožnosť správneho určenie podkladov pre výplatu mzdy atď.), príp. s vybraným uchádzačom o zamestnanie ani nebude možné uzatvoriť pracovný pomer. 

Pri účeloch, kde je právnym základom pre spracúvanie osobných údajov zmluva je požadované poskytnutie osobných údajov vždy nevyhnutné na riadne uzatvorenie, plnenie alebo zmeny danej zmluvy a prípadné neposkytnutie požadovaných osobných údajov môže viesť k ťažkostiam spojeným s uzatvorením a plnením zmluvného vzťahu, prípadne úplnému zmareniu uzatvorenia zmluvného vzťahu. 

Neposkytnutie CV zo strany uchádzača o zamestnanie môže byť považované za nesplnenie predzmluvných podmienok a ukončenie výberového procesu k danému uchádzačovi o zamestnanie.

Povinnosť zamestnanca poskytnúť Zamestnávateľovi požadované osobné údaje a oprávnenie Zamestnávateľa spracúvať osobné údaje zamestnanca a poskytnúť ich tretím osobám stanovujú najmä tieto právne predpisy: 

• zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z.z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov (v znení zákona č. 718/2004 Z.z. v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších zmien a doplnkov,
• zákon č. 576/2004 Z. z. o zdravotnej starostlivosti, službách súvisiacich s poskytovaním zdravotnej starostlivosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 577/2004 Z. z. o rozsahu zdravotnej starostlivosti uhrádzanej na základe verejného zdravotného poistenia a o úhradách za služby súvisiace s poskytovaním zdravotnej starostlivosti v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a vykonávacie vyhlášky k tomuto zákonu
• zákon č. 54/2019 Z.z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Ustanovenia iných všeobecne záväzných právnych predpisov tým nie sú dotknuté.

V prípade pochybností, či je poskytnutie osobných údajov zmluvnou požiadavkou alebo zákonnou povinnosťou zamestnanca, príp. či ide výlučne o dobrovoľné poskytovanie osobných údajov je možné požiadať o konkrétne usmernenie kedykoľvek Zamestnávateľovu zodpovednú osobu (DPO).

Aké sú kategórie osobných údajov ktoré spracúvame a získavajú sa nepriamo z rôznych zdrojov? 

Vo všeobecnosti platí, že rozsah a zoznam spracúvaných osobných údajov vyplýva z konkrétneho zmluvného / predzmluvného vzťahu, je určený všeobecne záväznými právnymi predpismi, alebo ho určuje samotná dotknutá osoba napr. spísaním do CV alebo publikovaním na sociálnej sieti, pričom sa jedná najmä o:  tieto bežné osobné údaje:

• Základné identifikačné a kontaktné údaje zahrnuté do CV uchádzačom o zamestnanie, vrátane fotografií a údajov týkajúcich sa nadobudnutého vzdelania a pracovnej kvalifikácie, ak tieto údaje poskytuje dotknutá osoba inzertným pracovný portálom (napr. www.profesia.sk) a zároveň prejaví záujem o voľnú pracovnú pozíciu u Zamestnávateľa;
• Údaje uvedené dotknutou osobou na sociálnej sieti LinkedIn;
• Údaje týkajúce sa a uvedené dotknutou osobou vo všeobecne dostupných (verejných) častiach osobných profilov zriadených na iných sociálnych sieťach ako je LinkedIn;
• Údaje, ktoré môžu byť o dotknutej osobe evidované v rôznych verejných a neverejných registroch (napr. register exekúcií, obchodný register, živnostenský register, kataster portál, centrálne notárske registre, registroch centrálneho depozitára cenných papierov, register trestov);
• Údaje, týkajúce sa dotknutej osoby, ktoré sú zverejnené na internete a indexované internetovými prehľadávačmi v rozsahu nevyhnutnom na dosahovanie účelov spracúvania osobných údajov vymedzených Zamestnávateľom;
• Osobné údaje vyplnené na rôznych úradných formulároch o rodinných príslušníkoch zamestnancov;

Súčasťou vyššie uvedených bežných osobných údajov môže byť aj fotografie dotknutých osôb, rodné číslo a údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky v rámci overovania bezúhonnosti niektorých uchádzačov o zamestnanie pri obsadzovaní dôležitých pracovných miest alebo pracovných miest, kde sa predpokladá manipulácia s finančnou hotovosťou alebo prístup k finančným prostriedkom klientov. 

Spracúvanie osobitnej kategórie osobných údajov sa nepredpokladá, ale nie je úplne vylúčené ak to bude nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania vo veľmi špecifických a individuálnych prípadoch a iba ak bude splnená výnimka zo zákazu spracúvania podľa čl. 9 ods. 2 GDPR (napr. ak dotknutá osoba sama o sebe takéto osobné zverejní na sociálnej sieti a poruší tým pracovnú disciplínu),

Osobné údaje, ktoré získavajú v mene Zamestnávateľa oficiálni sprostredkovatelia priamo od dotknutých osôb, resp. zamestnancov nepovažujeme za nepriame získavanie osobných údajov z „cudzích“ externých zdrojov.

Aký je zdroj získavania Vašich osobných údajov?

Zamestnávateľ získava osobné údaje najčastejšie vždy priamo od zamestnanca, resp. uchádzača o zamestnanie. V prípade ak osobné údaje nie sú získavané priamo od zamestnancov alebo uchádzačov o zamestnanie, tak zdrojmi osobných údajov sú najčastejšie:

• Odborová organizácia združujúca zamestnancov;
• Prevádzkovatelia sociálnych sietí (napr. LinkedIn. Facebook);
• Pracovné inzertné portály (napr. www.profesia.sk);
• Splnomocnené osoby zastupujúce dotknuté osoby (napr. právni zástupcovia, splnomocnenci);
• Ak ide o rodinných príslušníkov zamestnancov, tak zdrojom osobných údajov je vždy náš zamestnanec, ktorý je v úzkom príbuzenskom vzťahu s takouto dotknutou osobou (napr. rodič, manžel);
• Prevádzkovatelia rôznych verejných a neverejných registrov (napr. Generálna prokuratúra SR - register trestov, Ministerstvo vnútra SR - živnostenský register, Slovenská notárska komora -centrálne notárske registre, Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne a pod.);
• Prevádzkovatelia internetových prehľadávačov indexujúci odkazy týkajúce sa dotknutej osoby na internete (napr. Google);
• Personálne agentúry (Personality, Grafton alebo KF Partners s.r.o.)
• Prevádzkovatelia webstránok zverejňujúci osobné údaje týkajúce sa dotknutej osoby.

Na akú dobu uchovávame Vaše osobné údaje? 

Zamestnávateľ archivuje a uchováva údaje týkajúce sa osoby zamestnanca súvisiace s existenciou pracovnoprávneho vzťahu po dobu stanovenú platnými právnymi predpismi, vecne príslušnými internými predpismi a registratúrnym plánom Zamestnávateľa. Vo všeobecnosti osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré osobné údaje Zamestnávateľ ako prevádzkovateľ spracúva. Vo všeobecnosti, doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov. Ak Zamestnávateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe súhlasu, po jeho odvolaní je povinný osobné údaje ďalej nespracúvať na daný účel. To však nevylučuje, že Vaše osobné údaje môžeme ďalej spracúvať na inom právnom základe najmä ak ide o splnenie zákonných povinností. Všeobecné doby uchovávania osobných údajov na jednotlivé pracovno-právne účely sú nasledovné: 

Vyššie uvedené obmedzenia retenčných dôb pre uchovávania osobných údajov sú všeobecné maximálne doby. Nepotrebné osobné údaje môžu byť kedykoľvek vymazané aj skôr. V prípade potreby využívania osobných údajov získaných a spracúvaných na účel kontrolných mechanizmov voči zamestnancovi porušujúcemu pracovnú disciplínu sú tieto osobné údaje spracúvané na (iný) právny a zmluvný účel, čo odôvodňuje aj ich uchovávanie na inú (dlhšiu) retenčnú dobu prislúchajúcu k tomuto zlučiteľnému účelu spracúvania osobných údajov. Táto doba trvá spravidla do meritórneho ukončenia súvisiacej právnej záležitosti (napr. ukončenia súdneho sporu o neplatnosť skončenia pracovného pomeru) alebo do zániku oprávnenia Zamestnávateľa uplatňovať svoje súvisiace práva a právne nároky voči zamestnancovi (napr. maximálne 2 mesiace odkedy sa Zamestnávateľ dozvie o závažnom porušení pracovnej disciplíny na základe údajov získaných aplikovaním kontrolných mechanizmov, ak ich nevyužije).

Po ukončení pracovného pomeru sa časť osobných údajov spracúvaných na predmetné účely spracúvania osobných údajov môže archivovať v rámci dokumentácie podliehajúcej registratúrnemu plánu Zamestnávateľa.

Komu poskytujeme, sprístupňujeme Vaše osobné údaje?

Osobné údaje zamestnanca nebudú poskytnuté ani sprístupnené tretej osobe, okrem prípadov, ak túto povinnosť ukladá osobitný právny predpis, alebo ak je to dohodnuté medzi zamestnancom a Zamestnávateľom alebo je nevyhnutné pre plnenie zmluvných /predzmluvných povinností. 

Časť poskytnutých osobných údajov o zamestnancoch v rozsahu titul, meno, priezvisko, funkcia, pracovné zaradenie, pracovné telefónne číslo, pracovný e-mailový kontakt, pracovná adresa, Zamestnávateľ zverejňuje ostatným zamestnancom, klientom, spolupracujúcim osobám, dodávateľom, prípadne iným tretím osobám v súlade s § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“), ak je to potrebné pre plnenie pracovných povinností zamestnancov.

Z hľadiska uľahčovania práv dotknutých osôb osobitne informujeme o sprostredkovateľoch zapojených do spracúvania osobných údajov na vyššie uvedené účely:

• personálne spoločnosti
• spoločnosti zabezpečujúce bezpečné uchovanie dokumentov
• spoločnosti zabezpečujúce skartáciu dokumentov
• spoločnosti zabezpečujúce stravovanie zamestnancov
• spoločnosti zabezpečujúce spracovanie agendy pracovných úrazov a BOZP a PO
• jazykové školy
• prekladateľské spoločnosti
• externí dodávatelia webových služieb
• dodávatelia IT produktov (aplikácií) a služieb
• spoločnosti na vymáhanie pohľadávok
• poskytovatelia GPS systému
• kuriérske spoločnosti
• spoločnosti zabezpečujúce bezpečné uchovanie dokumentov
• spoločnosti zabezpečujúce skartáciu dokumentov
• produkčné agentúry
• PR agentúry
• spoločnosti skupiny Porsche Bank AG
• spoločnosti vykonávajúce externý finančný audit
• exekútori
• autoservisy, umyvárne
• advokátske kancelárie
• doplnkové dôchodkové spoločnosti
• zmluvní partneri Spoločnosti
• oznamovatelia podľa zákona č. 54/2019 Z.z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov  
• register partnerov verejného sektora
• osobné údaje môžu byť poskytnuté orgánom verejnej moci v prípade, že takúto povinnosť ukladá zákon alebo je také poskytnutie potrebné na plnenie povinností uložených zákonom. Medzi orgány verejnej moci patria najmä Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, súdy a orgány činné v trestnom konaní

Ďalší príjemcovia

V rámci spracúvania osobných údajov na pracovno-právne účely dochádza v nevyhnutnej miere potrebnej pre plnenie zákonných povinností a uplatňovanie oprávnených záujmov Zamestnávateľa aj k poskytovaniu osobných údajov Sociálnej poisťovní, zdravotným poisťovniam, dôchodkovým správcovským spoločnostiam, doplnkovým dôchodkovým spoločnostiam, komerčným poisťovniam ako aj materskej spoločnosti Porsche Bank AG.

Oprávneným príjemcami osobných údajov sú aj určení zamestnanci, ktorým Zamestnávateľ pridelil v súlade s požiadavkami štandardnej ochrany osobných údajov podľa čl. 25 ods. 2 GDPR prístupové práva k relevantným systémom, zaviazal ich mlčanlivosťou a vydal pokyny podľa čl. 29 a čl. 32 ods. 4 GDPR.

Vykonávame cezhraničný prenos vašich osobných údajov? 

Cezhraničný prenos osobných údajov do tretích krajín (t.j. krajín mimo EÚ, Nórska, Islandu a Lichtenštajnska) Zamestnávatelia realizujú len v nevyhnutných prípadoch, a to vždy v súlade s požiadavkami GDPR. Zamestnávatelia priamo alebo nepriamo spolupracuje s dodávateľmi a platformami ako Google, LLC., Meta Platforms, Inc.. a Microsoft Corporation a to najmä na marketingové a štatistické účely, pri ktorých nie je možné úplne vylúčiť cezhraničný prenos do Spojených štátoch amerických. Spojené štáty americké nemajú ako celok status adekvátnej tretej krajiny, ale podľa nedávneho rozhodnutia Komisie môžu americké spoločnosti opäť žiadať prostredníctvom certifikácie o status adekvátnosti. Zatiaľ zákonnosť prenosov do Spojených štátov amerických zabezpečuje Zamestnávateľa aj prostredníctvom  štandardných  zmluvných doložiek  schválených  Komisiou (znenie dostupné tu). Až do tohto momentu poskytujeme nasledovné informácie o použitých primeraných zárukách podľa čl. 46 a čl. 47 GDPR:

Vykonávame automatizované individuálne rozhodovanie a profilovanie? 

Spoločnosť vo vzťahu k zamestnancom nevykonáva individuálne automatizované rozhodovanie. V rámci procesu ohodnocovania zamestnancov za účelom posudzovania nároku na bonusy Zamestnávateľ môže realizovať profilovanie zamestnancov. 

Aké sú Vaše práva ako dotknutej osoby pri spracúvaní osobných údajov? 

Dotknutá osoba má najmä právo žiadať od Zamestnávateľa ako prevádzkovateľa:

• prístup k osobných údajov dotknutej osoby podľa čl. 15 GDPR,
• opravu nesprávnych a doplnenie neúplných osobných údajov podľa čl. 16 GDPR,
• vymazanie osobných údajov spracúvaných Zamestnávateľom, podľa čl. 17 GDPR,
• obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa čl. 18 GDPR,
• odovzdanie/prenosnosť údajov podľa čl. 20 GDPR, ktoré poskytla Zamestnávateľovi v štruktúrovanom strojovo čitateľnom formáte, ktoré sú spracúvané automatizovane, a ktoré sú zároveň spracúvané na základe zmluvy alebo súhlasu.

Dotknutá osoba má tiež právo:

• namietať voči spracúvaniu osobných údajov, ktoré Zamestnávateľ spracúva na právnom základe ochrany oprávnených záujmov, vrátane profilovania podľa čl. 21 GDPR;
• odvolať udelený súhlas so spracúvaním osobných údajov (nie je prípad tohto účelu);
• žiadať, aby sa na ňu nevzťahovalo automatizované individuálne rozhodovania za podmienok stanovených v čl. 22 GDPR ;
• podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov SR resp. návrh na začatie konania § 100 Zákona o ochrane osobných údajov

Vyššie uvedené práva však nie sú absolútne a Zamestnávateľ im vyhovie len ak sú splnené podmienky uvedené v príslušných ustanoveniach GDPR. Napr. žiadosti o vymazanie osobných údajov Zamestnávateľ vyhovie len ak: (i) osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali; (ii) dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva a ak neexistuje iný právny základ pre spracúvanie; (iii) dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu podľa článku 21 ods. 1 GDPR a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie alebo dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu podľa článku 21 ods. 2 GDPR; (iv) osobné údaje sa spracúvali nezákonne; (v) osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa práva Únie alebo práva členského štátu, ktorému Zamestnávateľ podlieha; (v) osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti podľa článku 8 ods. 1 GDPR. Z tohto dôvodu Zamestnávateľ odkazuje na právny text GDPR a jeho príslušné ustanovenia a odporúča dotknutým osobám pred uplatnením svojich práv konzultovať obsah daného predpisu a jednotlivých ustanovení. Takýto postup dotknutých osôb urýchli vyhovenie žiadosti resp. odpovedanie žiadosti zo strany Zamestnávateľa.

Žiadosti dotknutých osôb je možné doručiť zodpovednej osobe (DPO) Zamestnávateľa (viď kontaktné údaje v úvode dokumentu). 

Každá dotknutá osoba má tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je primárne Úrad na ochranu osobných údajov SR resp. návrh na začatie konania § 100 zákona č. 18/2018 Z. z., o ochrane osobných údajov. Úrad na ochranu osobných údajov poskytuje ďalšie informácie o právach dotknutých osôb ako aj vzory žiadostí na tomto mieste. 

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Budova Park one 

Námestie 1.mája 18 

811 06 Bratislava

[email protected] 

+ 421 2 32 31 32 14

Porsche Finance Slovakia s.r.o.

Porsche Broker Slovakia s.r.o.

Bratislava, apríl 2025